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Tener un sistema de archivo efectivo puede ahorrarle tiempo y energía cuando tiene información importante que debe recuperarse rápidamente de un gran volumen de archivos. Hay dos tipos de sistemas de archivo, aquellos que usan números o sistemas numéricos, y aquellos que usan letras o sistemas alfabéticos. Aprender a usar estos sistemas es esencial para decidir cuál es el mejor para usted. Si bien hay varias categorías, comprender los conceptos básicos de estos sistemas de archivo es fácil.
Decida el tipo de sistema alfabético y numérico que funcionaría mejor para los tipos de documentos que desea archivar. Hay tres sistemas alfabéticos básicos a considerar y cuatro sistemas numéricos, el más común de los cuales es el sistema decimal. Los tres sistemas alfabéticos son tópicos, enciclopedia y geográficos.
Comience definiendo el sistema "alfabético tópico". Esto también se conoce como el sistema de "diccionario" y es el más fácil de entender. En este caso, cada archivo tiene un título y esos títulos están ordenados alfabéticamente de la A a la Z. No están agrupados en temas y no tienen categorías, por lo que este sistema suele ser el mejor para cantidades más pequeñas de archivos.
Comprender el sistema de "enciclopedia" o "clasificado". En este sistema, hay grandes títulos o temas generales, como historia o filosofía, que tienen temas más pequeños agrupados alfabéticamente dentro de ellos. Si es necesario, puede haber archivos adicionales ordenados alfabéticamente dentro de estos subtítulos. Por ejemplo, en la historia podría tener subtítulos titulados con décadas y dentro de esos archivos, archivos que designan ciertos aspectos de la historia, como la tecnología o la guerra. Estas subcategorías pueden continuar hasta que sienta que el sistema de archivo es eficiente para usted.
Considere aprender el sistema "geográfico" para documentos que contienen información relacionada con lugares. Al igual que el sistema de enciclopedia, este sistema tiene categorías principales como países o estados con subcategorías como ciudades o pueblos archivados en orden alfabético.
Comprender al menos los conceptos básicos de los sistemas de archivo decimal. Este es el sistema decimal de Dewey que las bibliotecas utilizan con mayor frecuencia para clasificar libros y materiales de referencia por números de llamada. En este caso, no puede tener más de 10 categorías debido a la restricción decimal de solo usar números del cero al nueve. Estas diez categorías se pueden subdividir en 10 categorías adicionales tantas veces como sea necesario de la misma manera que funciona el sistema alfabético de la enciclopedia.
Divide el sistema decimal en fragmentos fáciles de aprender. Por ejemplo, quizás su biblioteca actual requiere que tenga tres lugares decimales para que sus diez categorías se enumeren como 000, 100, 200 y así sucesivamente, cada una con un título. Dentro de cada una de estas se incluirían subcategorías como 002 o 103 hasta que se hayan completado todos los decimales. En este caso, el 002 representa una categoría en los años 000 y el 103 representa una categoría en los años 100. Este sistema es bueno para volúmenes de información extremadamente grandes, ya que los decimales se pueden ampliar y agregar según sea necesario.